وبلاگ نوماتک

مدیریت منابع سازمان (ERP) چیست ؟

مقدمه

نیاز به حفظ منابع و مدیریت آنها، یکی از مهم ترین موضوعات همیشگی ما انسان ها بوده است، این موضوع از زمان جنگ جهانی دوم به وضوح مشخص و حائز اهمیت بوده، در آن زمان انسان ها سعی داشتند که با برنامه ریزی، تجهیزات جنگی و همچنین مواد غذایی و سایر منابع مورد نیاز خود را مدیریت کنند، بعد ها این موضوع در سازمان ها نیز به گونه ای تکامل یافته و پیچیده تری اهمیت پیدا کرد و با گذشت زمان و پیشرفت روز به روز تکنولوژی، نرم افزار هایی برای کمک به انسان ها برای حل مشکلات مدیریتی و کنترل سازمان ها، طراحی و اجرا شدندکه تاثیر بسیار زیادی در روند کاری، تسریع بخشیدن به مدت زمان لازم برای انجام فعالیت ها و همچنین مدیریتی بدون خطا و دقیق برای سازمان ها فراهم آوردند، نرم افزار های مدیریت منابع سازمانی به سازمان ها و کارخانه ها کمک میکند که تمامی داده ها و فرآیند ها را در یک سیستم نرم افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی کامل به صورت یکپارچه ، دقیق و منظم مشاهده کنیم و همواره روی روند فعالیت ها و منابع سازمان خود از جمله منابع انسانی ، منابع مالی ، محصول تولیدی و... کنترل و مدیریت لازم را در جهت رشد و سود آوری هرچه بیشتر مجموعه داشته باشیم، بنابراین راهکار جامع برنامه ریزی منابع سازمانی علاوه بر اینکه در صدد برآورده کردن نیاز های همه واحد های کاری و عملیاتی سازمان است، به دلیل یکپارچه بودن و هماهنگی بین ماژول های مختلف نرم افزار، دقت و سرعت بالا، نیز به جلوگیری از پیش آمدن اشتباهات انسانی، کند شدن فرآیند ها به دلیل حجم زیاد و پراکندگی اطلاعات، هدر رفت زمان، هدر رفت سرمایه و...کمک موثر و بسزایی به کسب و کار های مختلف و مدیریت سازمان ها خواهد داشت.

ERP مخفف چیست؟

ERP مخفف عبارت لاتین  Enterprise Resource Planning است که مهمترین بخش آن واژه Enterprise است و در واقع تمامی ماژول های در نظر گرفته شده در ERPتلاش میکند که تمامی فعالیت ها و جریانات کاری سازمان را در بستر یک نرم افزار یکپارچه و دقیق قرار دهد و از دوباره کاری ها جلوگیری کنند برای مثال از زمانیکه یک مشتری بالقوه با مجموعه شما ارتباط برقرار میکند تمامی امور انجام شده برای آن مشتری با ذکر زمان دقیق و نام فرد مسئول در سیستم قابل رویت است همچنین اگر این مشتری بالقوه تبدیل به یک مشتری بالفعل شود و محصولی را از شما خریداری کند تمامی فعالیت های انجام شده تا زمان تحویل محصول و یا ارائه خدمات مورد نظر مشتری، اعم از خرید مواد اولیه و هزینه ها، روند و مراحل تولید، انبارداری، تمامی مکالمات و جلسات صورت گرفته با مشتری و پشتیبانی ها در سیستم ثبت خواهد شد، در نتیجه شما بانک اطلاعاتی کاملی از فعالیت های انجام گرفته و همین طور وظایفی که باید انجام دهید را به صورت یکپارچه در دسترس دارید و میتوانید برنامه ریزی ایده آلی را در جهت رشد و سودآوری بیشتر، برای سازمان خود داشته باشید. یک سیستم ERP از اجزای سخت افزاری و نرم افزاری بسیاری برای دست یافتن به یکپارچگی استفاده میکند، در بیشتر سیستم های ERP استفاده از یک پایگاه داده واحد، برای ذخیره سازی داده های ماژول های مختلف وجود دارد.

هدف استفاده از سیستم های ERP

هدف سیستم های ERP  بهبود، پیشرفت و سودآوری هرچه بیشتر از طریق راه و روش های درست و اصولی برای بهره وری مناسب از منابع سازمان میباشد، حال این منابع میتواند منابع مالی، کارکنان، زمان و یا چیز دیگری باشد. اگر سازمان ها بتوانند میزان استفاده از منابع خود را بدون اینکه کیفیت و عملکرد مناسب را از دست بدهند کاهش دهند، آنگاه میتوانند کسب و کار خود را به طور موثر رشد و توسعه دهند. سیستم های ERP به شما این اجازه را میدهد که گزارشات متعددی را در بخش های مختلف و با معیار های مختلف به صورت ترکیبی در اختیار داشته باشید که این امر، دید کاملی را از سازمان شما برایتان ارائه میدهد همچنین این امکان را به شما میدهد گزارشات قبلی را به راحتی و در زمان بسیار کمی در اختیار داشته باشید.

برخی از مزایای استفاده از سیستم ERP

•          بهبود کیفیت اطلاعات و دستیابی سریع و ایمن به آنها
•          به روز بودن اطلاعات مالی و عملیاتی سازمان
•          سازماندهی و بهینه سازی روش های ورود داده در سیستم
•          مدیریت سفارشات و تدارکات
•          کاهش زمان تحویل و توزیع کالا و یا انجام خدمات
•          کاهش هزینه های انبارداری
•          بهینه سازی مدیریت اموال، ماشین آلات و تجهیزات
•          تسریع در زمان گزارش گیری و مقایسه آنها
•          انجام صحیح کارها و کاهش دوباره کاری
•          کاهش هزینه های پردازش اطلاعات
•          نظامند کردن روند کار و افزایش راندمان کاری پرسنل
•          بهبود ارتباط با مشتریان، پیمانکاران و تامین کنندگان
•         کمک در رسیدن به مزیت های رقابتی از طریق بهبود فرآیند ها

چرا برخی از پروژه های ERP منجر به شکست میشود؟

استفاده از ERP در هر سازمانی باعث پیشرفت و منظم شدن فعالیت ها خواهد شد، اما با این حال گاه پیش می آید که پروژه های ERP منجر به شکست می شوند، شاید برایتان سوال شود که چرا پروژه ی چنین نرم افزاری که بهترین روش انجام وظایف را در هر بخش از سازمان ارائه میدهد در برخی سازمان ها شکست میخورد ؟ باید بگوییم که ممکن است شما کارکنانی داشته باشید که با روش های خود روی نرم‌افزارها کار می‌کنند و ممکن است با روش جدید که در سیستم جایگذاری شده مخالف باشند، به همین دلیل برای جلوگیری از پیش آمدن چنین مواردی بهتر است سازمان ها قبل از پیاده سازی نرم افزار، کارکنان خود را برای سیستم جدید آماده کرده باشند تا بعد از پیاده سازی و اسقرار با مشکلی مواجه نشوند البته شرکت هایی که نرم افزار ERP را ارائه میدهند بعد از پروسه استقرار نرم افزار، توسط کارشناس های متخصص خود آن را به پرسنل سازمان ها آموزش میدهند، آموزش و سفارشی سازی نرم افزار جز هزینه های پنهان  ERP است که علاوه بر هزینه ی آشکار نرم افزار، با توجه به درخواست سازمان ها برایشان ارائه میشود.

نرم افزار رایگان ERP                                                                                                           

ممکن است برایتان پیش آمده باشد که، هنگام جستجو در مرورگرها به سایت هایی برخورد کرده باشید که سیستم های ERP رایگان را ارائه کرده اند، اما آیا قراردادن اطلاعات محرمانه سازمان خود در بستر نرم افزاری که معتبر نبوده و وابسته به شرکت و نیرو های متخصصی نیست کار عاقلانه ای است ؟ بسیاری از سازمان ها درگیر مسائل این چنینی شده اند و بعد از صرف هزینه های سنگین و خسارات جبران ناپذیری به سمت خرید نرم افزار از یک شرکت معتبر روی آورده ند زیرا نرم افزار های رایگان ERP  که در برخی از سایت ها وجود دارند تعهدی به شما ندارند و همچنین فاقد پشتیبانی هستند و شما نمیدانید که اطلاعات محرمانه سازمان خود را در اختیار چه کسانی قرار خواهید داد.

نتیجه                                                                                                                                      

اگر کسب و کار شما برایتان مهم است و احساس میکنید که منابع شما به درستی و به طور موثر مورد استفاده قرار نمیگیرد و یا رشد کسب و کار شما روند نزولی پیدا کرده است، بهترین توصیه برای اینکه بتوانید درک بهتری از نحوه ی عملکرد سازمان خود داشته باشید و همچنین گزارشات مورد نیاز خود را در کمترین زمان در اختیار داشته باشید، تهیه یک نرم افزار ERP مناسب، برای پیشرفت سازمان شما بهترین گزینه است.