وبلاگ نوماتک

 یک سیستم ERP مجموعه‌ای از ماژول‌ها یا برنامه‌های کاربردی است که داده‌های مربوط به بخش‌های فروش، خرید، مالی، انبار، زنجیره تامین، تولید و عملکرد کیفیت را در یک پایگاه داده مشترک جمع‌آوری می‌کند، بنابراین سازمان می‌تواند اطلاعات مربوط را به اشتراک بگذارد و فعالیت‌ها را هماهنگ کند.

اگر این اولین بار است که می‌خواهید یک راهکار ERP انتخاب کنید یا  به دنبال ارتقای ERP فعلی خود هستید، توجه داشته باشید که فرایند ارزیابی، انتخاب و پیاده‌سازی، یک تصمیم استراتژیک طولانی مدت برای سازمان است.

در مقاله‌ "پنج نشانه که کسب‌وکار شما آماده داشتن ERP است"، بررسی کردیم که تحت چه شرایطی استفاده از ERP به بهبود کسب‌وکار کمک می‌کند. در این مقاله نیز به تبیین مراحل مختلفی می‌پردازیم که در انتخاب دقیق یک ERP مناسب لازم است.

برای انتخاب یک سیستم ERP موفق، 8 گام ساده زیر را طی کنید:

مرحله 1: ارزیابی کنید.

یک کمیته ارزیابی متشکل از مدیر ارشد، متخصصین کارآمد و کاربران نهایی از بخش‌های مختلف مشخص کنید. می‌توانید مشاورانی را استخدام کنید و از  راهنمایی آن‌ها نیز در این فرایند کمک بگیرید. در طول فرایند انتخاب، هر مرحله را با رضایت و موافقت عمومی همه اعضا به اتمام برسانید تا سیستم ERP نهایی مورد پذیرش کل سازمان قرار ‌گیرد.  

مرحله2: برآورد کنید.

مقیاس عملیات و فرایندهای فعلی کسب‌و‌کار خود را برآورد کنید و نواقص و چالش‌های کلیدی را که می‌تواند به کمک یک سیستم ERP حل شود، شناسایی کنید. 

مرحله 3: معیارهای ارزیابی را انتخاب کنید.

معیارهای خود را برای ارزیابی راه‌حل‌های موجود مشخص کنید. معیارها می‌توانند شامل ویژگی‌های نرم‌افزار، قیمت، تکنولوژی، پلتفرم و هر چیز دیگریباشد که کمیته ارزیابی می‌تواند مورد بررسی قرار دهد. معیارها را با توجه به اهمیتشان گروه‌بندی کنید و بر همین اساس به هر کدام یک امتیاز اختصاص دهید تا ارزیابی آن‌ها ساده‌تر شود.

 مرحله 4: فهرستی از گزینه‌های ممکن تهیه کنید.

حال می‌توانید بر اساس معیارهای معین، یک فهرست از شرکت‌هایی تهیه کنید که ارائه‌دهنده راهکارهای نرم‌افزاری با ویژگی‌های مورد نظر شما هستند.

 مرحله 5: زمان‌بندی مشاوره را برنامه‌ریزی کنید.

یک مشاوره تلفنی 10 دقیقه‌ای با نمایندگان فروش و متخصصین محصول از  شرکت‌های ارائه دهنده راهکارهای نرم‌افزاری منتخب ترتیب دهید. این کار  دید بهتری نسبت به فروشندگان مختلف و شناخت دقیق‌تر راهکارهای آن‌ها برای شما فراهم می‌کند.  

مرحله 6: فهرست اولیه را محدود کنید.

با شناخت دقیق‌تر راهکارهای موجود در بازار و امکاناتی که هر یک از شرکت‌های ارائه‌دهنده راهکار در حوزه سفارشی‌سازی، استقرار، آموزش و پشتیبانی در اختیار شما قرار می‌دهند، می‌توانید فهرست کوتاه‌تری شامل 3 تا 5 راهکار ERP که به بهترین شکل نیازهای کسب و کارتان را پاسخ می‌دهد، تهیه کنید.

 مرحله7: دموی راهکارهای نرم‌افزاری را مشاهده کنید.

در این مرحله می‌توانید با فروشندگان سیستم‌های ERP که فهرست آن‌ها را تهیه نمودید تماس بگیرید تا برای جلسات دموی راهکارهای نرم‌افزاری برنامه‌ریزی کنید.  

مرحله 8: پرسش‌هایی را در مورد مسائلی که نگران آن هستید، مطرح کنید.

در جلسه/ جلسات دمو باید تلاش کنید مسائل خود را مطرح کنید و مطمئن باشید برای هر یک پاسخ مناسبی وجود دارد. بر اساس پاسخ فروشندگان به این سوالات می‌توانید از میان گزینه‌های موجود، بهترین گزینه را انتخاب کنید. همچنین در صورت امکان به شرکت‌هایی که در آن سیستمERP پیاده‌سازی شده است، مراجعه کنید و با آن‌ها مشورت کنید. سطح رضایت آن‌ها را بسنجید و بررسی کنید که آیا عملکرد سیستم آن طور که انتظار می‌رود، بوده است؟  نقاط قوت و ضعف سیستم از نظر شرکت مربوطه چه مواردی بوده است؟  آیا فروشنده مربوطه موفق به حل مشکل مدنظر شرکت شده است؟

مرحله 9: گزینه نهایی را انتخاب کنید.

پس از طی این مراحل کمیته ارزیابی می‌تواند بهترین راهکار ERP را براساس معیارهای مدنظر سازمان و تعهد شرکت ارائه دهنده راهکار نرم‌افزاری انتخاب نماید. در نهایت لازم است زمان‌بندی دقیقی را با شرکت ارائه‌دهنده راهکار  از ابتدا تا انتهای پروژه برنامه‌ریزی کرده و به اجرای آن متعهد باشید تا راهکار ERP خود را با موفقیت پیاده‌سازی کنید.