فونت شرکت نرم افزاری نوماتک

دبیرخانه و بایگانی


مکاتبات اداری به ویژه در سازمان‌های بزرگ‌تر، بدون امکان تعریف دبیرخانه تقریباً بی‌معناست. مهم‌ترین وظیفه دبیرخانه نظارت بر ارتباطات سازمانی است و به این منظور می‌توان انواع دبیرخانه را با دسترسی‌های مجاز تعریف کرد. دبیرخانه در حوزه اختیاراتش بر ایمیل‌ها و نامه‌های وارده و صادره نظارت می‌کند، تغییرات لازم را بر روی آن‌ها انجام می‌دهد و می‌تواند آن‌ها را شماره‌گذاری، طبقه‌بندی و بایگانی کند.
یک مزیت مهم اتوماسیون اداری برای سازمان‌ها ایجاد امکان بایگانی اسناد و نامه‌های اداری با حذف محدودیت‌های فیزیکی است که با توجه به امکان دسترسی به سیستم از طریق وب شما می‌توانید از هر جایی و بر روی هر ابزاری تنها با اتصال به اینترنت اطلاعات خود را در اختیار داشته باشید و فعالیت‌های خود را مدیریت کنید.


دبیرخانه

شما ابزاری دقیق می‌خواهید که قابلیت تعریف انواع دبیرخانه را متناسب با آن چه در سازمان خود با آن رو به رو هستید، داشته باشد: دبیرخانه محرمانه، دبیرخانه عادی، دبیرخانه‌های محلی و مرکزی و ... . همچنین مسئولین دبیرخانه، کارتابل مخصوص به خود را می‌خواهند تا بتوانند نامه‌های ارسالی و دریافتی را بر اساس دفاتر اندیکاتوری که پیش‌تر تعریف شده شماره‌گذاری و طبقه‌بندی کرده و آن‌ها را ارجاع دهند. امکاناتی که نرم‌افزار اتوماسیون اداری نوماتک به صورت کامل در اختیار شما قرار می‌دهد.
چالش دیگر امکان برقراری ارتباط در سازمان‌هایی است که دارای پراکندگی جغرافیایی هستند. نیازمندی این سازمان‌ها تعریف دبیرخانه‌های واقع در نقاط مختلف جغرافیایی و امکان برقراری ارتباط میان آن‌هاست. راه‌حلی که به این منظور توسط اغلب شرکت‌‌های نرم‌افزاری پیشنهاد می‌شود Sync Server است که کاستی‌هایی دارد. در مقابل گروه نرم‌افزاری نوماتک راهکاری نوین تحت عنوان مرکز مدیریت ارتباطات توزیع شده ارائه کرده‌است که به بهترین شکل پاسخگوی نیازهای شماست.


بایگانی

شما می‌توانید با توجه به نیازهای سازمان خود طبقه‌‌هایی دلخواه را برای ایجاد نظم و بایگانی مستندات سازمانی خود تعریف کنید. به این ترتیب دبیرخانه و کاربران با دسترسی مجاز می‌توانند با استفاده از این طبقه‌بندی مستندات را بایگانی کنند و در هر زمان و بدون نیاز به حضور مسئول دبیرخانه یا مسئول بایگانی به این مستندات دسترسی داشته باشند.