فونت شرکت نرم افزاری نوماتک

مدیریت مکاتبات


بدون شک مدیریت مکاتبات اصلی‌ترین وظیفه یک اتوماسیون اداری است. مکاتبات، عموماً فرایند شفافی دارند با این حال به سبب آن که بسیار طولانی و در نتیجه خسته‌کننده هستند، سازمان‌ها از ابزار اتوماسیون اداری برای خودکارسازی این فرایند و کاهش خطاهای نیروی انسانی بهره می‌گیرند.


نامه‌نگاری

کارکنان شما کارتابل‌های مخصوص به خود را برای دریافت و مشاهده نامه‌هایشان دارند، از امکان هشداردهنده‌ Server Push که به صورت آنی هشدار را ارسال می‌کند برای آگاهی از نامه‌های دریافت‌شده برخوردارند و با تنظیماتی که می‌توانید بر سیستم انجام دهید (مثلاً در صورت دریافت نامه در زمانی که کاربر به سیستم دسترسی ندارد) امکان ارسال پیامک نیز وجود دارد. به این ترتیب کارکنان شما دیگر توجیهی برای عدم پاسخگویی به نامه ‌ها ندارند. کاربران می‌توانند کارتابل خود را فیلتر کنند تا با مشاهده نامه‌های اقدام‌شده و اقدام‌نشده به صورت جداگانه، به آسانی بتوانند وظایف باقیمانده خود را مدیریت کنند. ارسال نامه نیز در نرم‌افزار اتوماسیون اداری نوماتک به سادگی قابل انجام است. یک امکان ویژه و منحصر به فرد در این نرم‌افزار استفاده از ویرایشگر مستقل از محیط نرم‌افزار word برای ایجاد نامه است. به این ترتیب می‌توانید بدون خارج شدن از برنامه و انتقال به محیط word از تمام امکانات نگارش و ویرایش در محیط وب استفاده کنید. همچنین ویرایشگر منحصر به فرد نوماتک بر خلاف راه‌حل‌های موجود در بازار به واقع Multiplatform است و بر روی تمام مرورگرها بدون نیاز به انجام تنظیمات اضافه قابل استفاده است.


با توجه به نیازهایتان از امکانات مختلف ارتباطی جهت ارسال نامه استفاده کنید :

• برای ارتباطات بین سازمانی خود با استفاده از پروتکل ECE نامه را ارسال کنید؛
• برای ارسال نامه‌های درون‌سازمانی به همکاران خود از امکان نامه استفاده کنید؛
• از امکان ایمیل سازمانی یا نامه برای ارتباطات برون سازمانی استفاده کنید؛

و همچنین اقدامات دیگر مربوط به نامه‌ها را مدیریت کنید:

• پیش‌نویس نامه را ایجاد کرده، آن را برای دیگران ارسال کنید، و با امکان ویرایش اصلاحات لازم را روی آن انجام دهید؛
• پیگیری‌های مربوط به پیش‌نویس را انجام دهید؛
• پیش‌نویس را به نامه تبدیل کنید؛
• انواع مختلف فایل‌ها را (فیلم، صوت، تصویر و متن) با فرمت‌های مورد نظرتان به نامه پیوست کنید؛
• الگوهای پرکاربرد را برای نامه‌های خود در سیستم تعریف کرده تا بتوانید در موارد مورد نیاز از آن‌ها استفاده کنید؛
• با استفاده از امکان یادداشت‌گذاری شخصی یا عمومی بر روی نامه‌ها موارد نظرتان را ذخیره کنید؛
• با نوشتن پاراف بر روی نامه‌ها، دستور برای اقدام، اظهار نظر و یا هر مورد دیگری را برای اطلاع به ارجاع‌گیرنده بنویسید؛
• از امضای الکترونیک در نامه‌های رسمی استفاده کنید؛
• از اسکنر برای انتقال مستندات فیزیکی و نامه‌های دریافتی (کاغذی) به سیستم استفاده کنید؛
• با استفاده از فکس مستندات مورد نظر خود را دریافت و ارسال کنید؛
• نامه را به صورت مستقیم از داخل برنامه پرینت کنید؛
• نامه‌ها و پیش‌نویس نامه‌ها را بر اساس عنوان، شماره و وضعیت آن‌ها جستجو کنید؛
• و محتوای نامه‌ها را با استفاده از کلیدواژه‌های مورد نظرتان جستجو کنید. برای انجام پروژه‌های گروهی، می‌توانید از امکان ارسال گروهی نامه استفاده کنید، یا با توجه به نیازهای خود از رونوشت و رونوشت مخفی استفاده کنید و یا در ادامه نامه را با تعیین اولویت، ضرورت و مهلت پاسخگویی به نامه ارجاع دهید تا اقدامات بعدی بر روی آن صورت گیرد. همچنین جهت پیگیری وضعیت گردش نامه‌ها و اقدامات انجام شده بر روی آن‌ها می‌توانید درختواره گرافیکی ارجاعات را مشاهده کنید.