شرکت نرم افزاری نوماتک

وبلاگ نوماتک



تاریخ: 11 تیر 1397 | نویسنده: نیلوفر تخشا
دسته بندی: ERP مدیریت منابع سازمان

چه معیارهایی را در انتخاب ERP بررسی کنیم ؟ – قسمت اول

همان طور که پیش‌تر  در مقاله مراحل انتخاب ERP مناسب شرح دادیم، برای انتخاب ERP متناسب با نیازمندی‌ها لازم است معیارهای ارزیابی را در نظر بگیرید. پس از تعیین معیارها برای تسهیل فرایند ارزیابی، می‌توانید آن‌ها را بر اساس اهمیت و نیازهای کسب و کارتان گروه‌بندی کنید و به هر کدام امتیازی تخصیص دهید. یکی از این معیارهای ارزیابی بسیار مهم، روش‌های پیاده‌سازی است که در این مقاله به آن می‌پردازیم.  

ERPها بسته‌های از پیش تعریف شده نیستند و پیچیدگی این راهکارهابه‌ حدی است که نمی‌توانید مانند نرم‌افزارهای روزمره (Microsoft Word، Microsoft Excel و ...) به سادگی و با چند کلیک آن را نصب کنید.

با توجه به اهمیت ERP برای بهبود جریان کاری و کارایی کسب‌و‌کار شما، باید با دقت برنامه‌ریزی کنید و از پیکربندی مناسب نرم‌افزار اطمینان حاصل نمایید. علاوه بر این کارکنان شما آموزش داده می‌شوند تا از این سیستم به منظور دستیابی به نتایج مطلوب کسب‌وکار استفاده کنید.

استراتژی‌هایی که در پیاده‌سازی راهکارهای ERPتاکنون مورد استفاده قرار گرفته است به شکل زیر است:

  • رویکرد بیگ بنگ[1]:

این استراتژی به این معنی است که همه ماژول‌ها در یک زمان به یک‌باره در کل سازمان پیاده‌سازی می‌شوند و همه کاربران به طور هم‌زمان به سیستم ERP جدید منتقل می‌شوند. زمانی سیستم جدید راه‌اندازی می‌شود که سیستم قدیمی به طور کامل خاموش شود. قبل از روز راه‌اندازی سیستم‌ها چک میشوند، کارمندان آماده می‌شوند و تنظیمات سازمانی کامل می‌شود.

شرکت‌ها اغلب رویکرد بیگ‌بنگ را انتخاب می‌کنندچراکه سریع‌تر است و هزینه‌های عملیاتی   به‌دلیل جایگزینی همه سیستم‌ها در یک روز، کمتر است و برنامه‌ریزی‌ها یا رابط‌های موقت و هزینه‌بر  نیاز ندارد. هم‌چنین از آن‌جا که زمان پیاده‌سازی از آغاز تا پایان سریع‌تر است، بازگشت سرمایه نیز سریع‌تر است.

با این حال، به دلیل این‌که سیستم به یکباره راه‌اندازی می‌شود این رویکرد پرریسک‌تر است؛ اگر اشتباهی صورت گیرد، ممکن است فرایند بازگشت سیستم‌ها پیچیده شود یا بدتر از آن ناموفق باشد. اگر سیستم‌ها به‌راحتی تغییر نکنند یا کارکنان کاملا آماده نباشند، رویکرد بیگ‌بنگ کسب‌و‌کار را در موقعیت آسیب‌پذیر قرار میدهد.

با آزمون‌های جامع  و پشت سرهم و اعتبار سنجی داده‌ها می‌توانید ناسازگاری‌ها و اشکالات نرم‌افزار را شناسایی کنید اما هرگز نمی‌توانید برای هر سناریوی احتمالی آزمایش کنید - و اگر اشتباهی در یک قسمت صورت گیرد می‌تواند کل پیاده‌سازی ERP را با مشکل مواجه کند.

علی‌رغم این خطرات، رویکرد بیگ‌بنگ برای سازمان‌هایی که به دنبال پیاده‌سازی سریع‌تر و ارزان‌تر هستند، رویکرد مناسبی است.

  • رویکرد فازی[2]:

این استراتژی به این معناست که کاربران در یک سری مراحل از پیش تعیین شده به سیستم جدید منتقل شوند. این روش برای سیستمهای جامع که دارای واحدهای مستقل و مجزا هستند، کاربرد دارد. استراتژی فازی به جای پیاده‌سازی یک‌باره کل سیستم، امکان پیاده‌سازی هر فاز پروژه (حسابداری، انبار، تولید و...) را در مراحل مختلف فراهم می‌آورد که  این امر موجب می‌شود کارکنان نیز زمان بیشتری برای یادگیری و سازگاری با سیستم جدید داشته باشند و کسب و‌کار در زمان انتقال نیز در جریان باشد.

 در طول پیادهسازی فازی سیستمهای ERP ، شرکت باید کارهای مختلفی انجام دهد؛ آماده‌سازی شامل آموزش روش‌های عملیاتی استاندارد به کارکنان است که باید در طول دوره موقت پیاده‌سازی  از آن‌ها استفاده کنند.

از آنجا که در این رویکرد سیستم‌ها می‌توانند به‌ آرامی پیاده‌سازی شوند و بدون هیچ فشاری تست شوند و سیستم‌های قدیمی می‌توانند یک‌به‌یک کنار گذاشته شوند، قابلیت برگشت سیستم‌ها یا انجام تنظیمات، ریسک کمتری برای کسب‌و‌کار دارد و سازگاری با سیستم جدید آسانتر است اما بازده سرمایه‌گذاری نسبت به استراتژی بیگ‌بنگ با تاخیر  صورت می‌گیرد.

رویکرد فازی نیازمند نگهداری سیستم‌های قدیمی به موازات سیستم‌های جدید است و مدت زمان پیاده‌سازی در آن نسبت به رویکرد بیگ‌بنگ بیشتر است. همچنین ممکن است تنظیمات مختلفی برای حفظ موقت دو سیستم نیاز شود.

  • رویکرد موازی[3]:

 این استراتژی به این صورت است که سیستم قدیمی و جدید در اکثر زمان پیاده‌سازی به طور هم‌زمان در حال اجرا هستند. کارکنان می‌توانند سیستم ERPجدید را یاد بگیرند در حالی‌که هنوز  برای انجام وظایف روزمره‌شان در حال استفاده از سیستم قدیمی هستند.

این استراتژی کم‌ریسک‌ترین استراتژی از میان این سه روش است زیرا در صورتی که سیستم جدید باعث مشکلات عدیده‌ای شود، سیستم قدیمی به سادگی در دسترس است.

رویکرد موازی گران‌تر و تاحدودی ناکارآمد است زیرا داده‌ها دوبار وارد می‌شوند؛ یک بار در سیستم قدیمی و یک بار در سیستم جدید. با این وجود بسیاری از شرکت‌ها پس از ارزیابی هزینه‌هایی که رویکرد بیگبنگ در صورت نتیجه منفی خواهد داشت، رویکرد موازی را انتخاب می‌کنند.هر سه نوع استقرار دارای مزایا و معایبی است و هر کسب‌وکار ریسک‌پذیری ذاتی متفاوتی در هر رویکرد دارد. بهترین استراتژی پیاده‌سازی ERP برای شرکت شما موردی است که کمترین هزینه و کمترین ریسک را به شما تحمیل کند.

پس از بررسی استراتژی‌های پیاده‌سازی نوبت به انتخاب روش استقرار می‌رسد :

implementation.jpg

  • پیاده‌سازی بر روی سرورهای سازمان:

نرم‌افزار  به صورت محلی، در رایانه‌ها و سرورهای خود شرکت نصب می‌شود. هزینه پیاده‌سازی به این روش برای مجوز دائمی و براساس اندازه سازمان یا تعداد کاربران محاسبه می‌شود. در این روش به نیروی متخصص برای نگهداری، به‌روزرسانی و رفع مشکلات نرم‌افزار نیاز است که هزینه آن نیز باید لحاظ شود. در این روش محدودیتی برای سفارشی‌سازی نرم افزار وجود ندارد.

 

  • پیاده‌سازی بر روی ابر:

 ERP مبتنی بر ابر در سرورهای شرکت ارائه دهنده استقرار دارند و از طریق یک مرورگر وب قابل دسترسی هستند. هزینه نرم‌افزارهای مبتنی بر ابر  به صورت اشتراک ماهانه یا سالانه محاسبه می‌شود و هزینه‌های مربوط به پشتیبانی، آموزش و به‌روز‌رسانی نرم‌افزار اضافه می‌شود. همچنین سیستم‌های مبتنی بر ابر معمولا هزینه‌های عملیاتی را در نظر می‌گیرند. در این روش دسترسی به نرم‌افزار، تعمیر، نگهداری و ارتقاء آسان‌تر است و انعطافپذیری نرم‌افزار بیشتر است در این روش به خرید زیرساخت‌های نرم‌افزاری و یا تخصیص نیروی‌ IT  نیازی نیست. پیاده‌سازی مبتنی بر ابر موجب پویایی و افزایش سرعت عمل سازمان می‌شود.

 

  • پیاده‌سازی به صورت ترکیبی:

در پیاده‌سازی به صورت ترکیبی (hybrid) بخشی از برنامه‌ها بر روی سرور سازمان و بخش دیگر بر روی ابر در اختیار مشتری قرار می‌گیرد. اگر سازمان شما یک دوره استقرار کوتاه مدت نیاز دارد، پیادهسازی ترکیبی راهکاری مناسب می‌باشد. مدت زمان پیاده‌سازی آن در مقایسه با دو روش قبل کوتاه‌تر است که این امر به معنی بازگشت سرمایه سریع‌تر است.

 

به طور خلاصه انتخاب بهترین رویکرد پیاده‌سازی ERP بستگی به اهداف کسب‌و‌کار ، استراتژی‌ها و نیازمندی‌های شما دارد و شما هستید که باید انتخاب کنید چه رویکردی برایتان بهترین است.

اما فارغ از این‌که چه رویکردی را انتخاب می‌کنید، اطمینان حاصل کنید که تمام مراحل را با مشاورERP خود برنامه‌ریزی کنید و وقت کافی برای آموزش کارکنان اختصاص دهید.

پیاده‌سازی پروژه‌های ERP بسیار زیادی تنها به دلیل آموزش نامناسب و عدم برنامه‌ریزی صحیح با شکست مواجه شدند. یک پیاده‌سازی موفق ERP به افزایش فروش و درآمد، کاهش هزینه‌های عملیاتی و بهبود بهره‌وری سازمانی می‌انجامد.

[1] Big Bang Approach

[2] Phased Approach

[3] Parallel Approach